Ett business case – varför då?

När du möblerar om hemma i vardagsrummet, varför gör du det?

Anledningarna kan säkert variera. Ibland är det för att den nya soffan inte får plats annars, eller för att du lagt till hemelektronik som måste komma åt det där vägguttaget, eller helt enkelt för att du fick ett infall och kände att det vore skönt med lite förändring. För handen på hjärtat nu, visst har väl det där sista scenariot hänt någon gång?

I exemplet med ommöblering är anledningen kanske inte så noga, den enda resursen är ju din egen tid och ansträngning, och den äger du till fullo och har i någon mån obegränsad tillgång till. Men när det handlar om affärs- eller IT-utveckling kommer pengar in i bilden, och då förändras plötsligt spelplanen. Där blir det plötsligt viktigare att motivera och räkna hem den insats du tar på dig –  du behöver helt enkelt ett business case!

Varför? Det är frågan!

Här tänker du kanske att jag slår in världens mest öppna dörr? ”Alla vet väl vad ett business case är och varför man skall ha ett?”. I den bästa av världar hade det förstås varit så, men tro mig när jag säger att det långt ifrån alltid är en självklarhet. Många projekt och/eller andra utvecklingsinsatser inleds med mer eller mindre kompletta svar kring HUR något skall göras, VEM som skall göra det, NÄR det skall vara klart – men utan lika tydlig motivering till VARFÖR förändringen är nödvändig eller önskvärd…

Det finns många anledningar till att vi som förvaltare söker förändring. Vi kanske vill visa att vi är trendmedvetna, vinnlägga oss om att undvika stagnation, eller helt enkelt har en magkänsla av att det vore uppfriskande med något nytt. Observera att ingendera av dessa orsaker behöver vara fel eller orimliga, tvärtom. Självklart skall vi bejaka utveckling och framsteg. Men samtidigt innebär alla beslut om vad vi gör också ett beslut att inte göra något annat, vilket innebär en alternativkostnad. Ordet ekonomi betyder ”hushållning” (med resurser) varför ekonomiskt sunda beslut grundar sig i en värdering av alternativ.

”Så har vi ju alltid gjort!” är en i sig påtagligt dålig anledning till att bibehålla status quo. Det kanske finns en god anledning till varför vi gör som vi gör, men status quo är inte ett självändamål. Lika lite är förändring ett självändamål. Det finns naturligtvis ofta väldigt goda anledningar att förändras och utvecklas, och det är just mänsklighetens förmåga till detta som tagit oss så pass långt. På samma sätt är det de företag som lyckas utvecklas och behålla sin relevans som fortsätter att vara framgångsrika över tid. Men då handlar det inte om att ändra på “något”, utan om att ändra på rätt saker och av rätt anledningar.

Hur avgör man vad som är ”rätt” åtgärd?

Det finns olika sätt att definiera ett business case och dess affärsvärde, och olika mätvärden man kan använda för ändamålet. Vissa är tämligen uppenbara, i form av hårda mått som ökad försäljning, minskade driftskostnader, sparad tid (= lägre personalkostnad) eller minskad kundomsättning, för att nämna några.

Sen är rena kronor och ören inte det enda sättet att mäta nyttoeffekt. Vissa förändringar kanske kan vara nödvändiga för att uppfylla lagkrav, medan andra kan vara strategiska möjliggörare som bygger bort hinder för framtida utveckling och expansion, eller som skapar förutsättningar för att vässa kundupplevelsen. För företag där en viktig aspekt av varumärket är att ligga i teknisk framkant, kan en förändring faktiskt också vara relevant även om dess enda syfte är att signalera trendmedvetenhet och innovationsförmåga.

Oavsett vad bevekelsegrunden är, så bör det åtminstone finnas en. Att inleda ett förändringsarbete skall vara resultatet av medvetna val. Annars är risken stor att man fattar mindre kloka beslut, och slösar resurser på åtgärder som känns spännande men som kanske inte ger samma verkliga nytta som en alternativ insats hade kunnat göra.

Summering: Bättre att tänka lite än inte alls!

När du formulerar dina beslutsgrunder och definierar dina business cases, utgå från en kombination av långsiktig strategi och roadmap (vilka möjliggörare behöver jag skapa?) och taktiska överväganden i nuläget (vilka möjligheter och risker behöver jag adressera i närtid?).

Kom ihåg att dina business cases är till för att säkerställa långsiktig lönsamhet, och att deras konkreta funktion är att möjliggöra en jämförelse mellan olika tänkbara initiativ. De skall fungera som underlag för prioritering.

Det är inte alltid lätt att avgöra exakt hur mycket försäljning ett initiativ kommer att driva, eller exakt hur stor en besparing i driftskostnad kan tänkas bli. Huvudsaken är dock att det har skett en reflektion kring varför du vill genomföra den aktuella förändringen, och varför du tror att det är just denna förändring som utgör bästa möjliga resursutnyttjande. Det kan tyckas vara en självklarhet, men precis som alla andra saker vi egentligen ”vet” att vi borde göra kräver även detta medveten reflektion.

Så innan du börjar flytta den där soffan – är du på det klara med varför den nya möbleringen kommer att kännas bättre än den gamla…?

PS. I den här artikeln har jag pratat om varför man ska välja att göra eller inte göra något. Tidigare har jag även diskuterat några tankebanor kring hur man (som ansvarig för genomförandet) bör gå tillväga, i artikeln “7 underskattade tips för projektledare”.