Sju underskattade tips för projektledare

Det finns många skolor för hur man kan, bör eller förväntas driva projekt. Det kan handla om att välja agilt eller vattenfall, modell för målformulering, eller vilka beslutspunkterna skall vara. Men oavsett vilken formell skola man väljer som grund för sitt projektarbete, finns det många tips och tricks som kan underlätta att nå ett framgångsrikt utfall. Då dessa inte alltid framgår av formella projektmodeller, och därmed inte är självklara för framför allt juniora projektledare, tänkte vi här vi dela med oss av några framgångsfaktorer som brukar segla lite under radarn!

Avgränsa mera!

Det pratas ofta – och givetvis med rätta – om vikten av att sätta upp konkreta, mätbara och nåbara mål, och vad ett projekt skall åstadkomma. Vad är det som ska göras, egentligen? Däremot pratas det lite för sällan om vad som inte ska göras, och vilka avgränsningar det skall finnas. (Även om vi själva förvisso har gjort det i en tidigare artikel på temat.)

Projekt har ibland en tendens att bli slasktrattar för allehanda ”bra att ha”-ändringar, med en för budget och tidslinje ganska obehaglig snöbollseffekt som resultat. Här är det viktigt att vara tydlig med vilka förändringar och behov projektet inte tar ansvar för.

Förutom att bidra till en enklare och mer precis styrning av projektet, kan det faktiskt även bidra till att göra bilden av vad som ska göras tydligare för alla inblandade. Detta då risken för missuppfattningar kring ambitionen med projektet minskar om det finns tydliga avgränsningar.

Håll styrgruppen styrande

Det är ofta många på ledningsnivå som är intresserade av vad som händer i ett projekt, och hur det går, och det särskilt om projektet upplevs som viktigt. Här behöver du som projektledare vara tydlig med att en styrgrupp är ett beslutsforum, inte en intresseklubb.

Om det märks att deltagare i styrgruppen har placerat sig där för att få tillgång till förstahandsinformation, men egentligen inte har mandat eller trygghet nog för att fatta beslut kring projektets styrning, bör du som projektledare vara så tydlig som möjligt: Som styrgruppsmedlem har man ett ansvar att vara beslutsmässig, annars bör man inte ingå. Informationsflöden går att lösa på andra sätt.

Hitta balansen

“Det här projektet är det viktigaste vi gör just nu”, har den erfarne projektledaren garanterat hört ett flertal gånger. Och det är säkert sant - åtminstone fram till dess att något i linjeverksamheten tar eld och kräver resurser…

Då kommer nämligen de i projektteamet som också har linjeansvar garanterat att börja svettas lite, när det gäller att värdera hur de fördelar sin tid. Det är ju trots allt linjeverksamheten som är deras vanliga och (i folks medvetanden oftast primära) ansvar. Inget fel i sig, linjeverksamheten måste naturligtvis också fungera, men samtidigt en utmaning.

Vad vi vill ha sagt är att det inte räcker med att prioritera projekt sinsemellan, det bör också finnas en tydlig prioritering mellan projekt och linjesysslor för projektdeltagarna. “Hen deltar i projektet efter behov” är inte tillräckligt, en definierad tidsandel bör finnas angiven. Eventuellt kan även fasta dagar/tider för projektarbete vara en god idé. Ingen given setup är dock per definition “den rätta”, men det måste finnas en medvetenhet om hur fokuskonflikter skall hanteras.

Ärlighet är en dygd

Det är som människa frestande att säga att man har läget under kontroll, och att allt går bra. Man vill ju varken se oförmögen ut för egen del, eller oroa andra i onödan. Men som projektledare är det ens otvetydiga skyldighet att säga sanningen, och inte vad folk vill höra.

Och helt ärligt, det är faktiskt inte så farligt. Det enda man kan vara säker på avseende lagda planer som innefattar rörliga delar är att de i princip aldrig kommer att hålla fullt ut. Saker kommer att hända, och åtgärder kommer att behöva vidtas. Det går dock inte att vidta rätt åtgärder, om den sanna bilden inte är känd.

Så var inte rädd för att vara brutalt ärlig, och det så proaktivt som möjligt. Försök inte rädda situationen innan du kommunicerar den, utan ta tjuren vid hornen och förmedla de verkliga omständigheterna i alla lägen. En seriös styrgrupp kommer enbart att uppskatta detta, och du kommer själv högst sannolikt också att få bättre förutsättningar och resurser för att hantera det som uppstått.

Låt rätt saker brinna upp

“Är det inte bättre att inte låta saker ta eld alls?”, tänker du kanske nu? I den mån det är möjligt, visst. Men se föregående stycke. Saker kommer att hända som du behöver parera, och förr eller senare kommer du att finna dig själv i en situation där alla aspekter inte går att lösa.

Du kan ha splitter nya dubbdäck på din bil och vara en uppmärksam och laglydig förare, men så en dag springer det ut ett par ungar utan reflexer i gatan framför dig. Du har nu att välja på att köra över dem, eller väja kontrollerat och kvadda busskuren bredvid vägen. Att rädda båda går helt enkelt inte, och försöker du i panik väja okontrollerat kommer resultatet sannolikt att bli katastrof.

I exemplet ovan är beslutet enkelt, men om det handlar om två olika leverabler i ditt projekt? Här kan det vara svårare, särskilt om man är oerfaren, men det finns verktyg. Gör en ordentlig riskanalys med mitigeringsplaner. Ha koll på interna beroenden mellan aktiviteter och leveranser i din plan, så du kan överblicka konsekvenserna av förseningar. Använd styrgrupp, beställare och mottagare för att få en känsla för prioriteringar.

Men framför allt: Var ödmjuk inför det faktum att det nu faktiskt inte alltid går att rädda allt. Var inte rädd för att i de lägena våga ta eller rekommendera ett tydligt beslut, och kom ihåg att vara tydlig i hur du kommunicerar dina beslutsgrunder.

Var en trygg punkt

Även väl genomförda projekt kan ofta bli lite stressiga, särskilt när go-live börjar närma sig, eller när man snubblar över problem som kullkastar planeringen och tvingar teamet att tänka om.

Som projektledare kommer du ibland att ha svar som hjälper er framåt, men ibland inte. Det innebär dock inte att du inte har en uppgift att fylla, och i det här fallet är det lagkaptenens. När andra är stressade eller oroliga, kan och bör du ta på dig uppgiften att sprida lugn och trygghet, och en tro på att alla kommer att landa på fötterna.

“Men om jag själv är stressad, då?”, tänker du kanske nu? Så kan det förstås vara. Och då är det viktigt att du också säkrar någon du kan prata med, för att hantera din stress. Du skall inte heller gå sönder. Men för projektteamet är det viktigt att du utåt signalerar välbehövligt lugn, och inte bidrar till andras stress med din egen.

Och kom ihåg, så länge ditt projekt inte sker inom ramarna för ett stridande förband kommer samtliga med all sannolikhet att överleva, och livet att gå vidare…

Glöm inte reflektionen!

Spegel, spegel på väggen där, säg mig vad vi gjorde bra och bör fortsätta med, samt vilka förbättringsområden vi kunde se!

Ja, riktigt så går kanske inte den klassiska frasen, men den konstnärliga friheten kanske kan tillåtas? Vad som däremot inte bör tillåtas är att fuska med reflektion efter slutfört uppdrag. Alltför ofta vill man i det läget, när projektet gått i mål och segern (förhoppningsvis) firats, springa vidare mot nya mål och bedrifter.

Här missar man dock ett vitalt och flyktigt tillfälle till viktigt lärande, och en framgångsrik organisation är en lärande organisation. Det är värt att lägga tiden på att prata igenom projektet med dess stakeholders, och ta med sig både plus och minus som lärdomar in i nästa projekt. Annars ökar risken att gå på samma minor igen.

Det är inte ovanligt att ledning och/eller beställare hellre skyndar vidare. Här bör du dock stå fast, och ge dig och organisationen du verkar i den investering i er utveckling ett bra retrospektiv innebär!