Lär dig att älska avgränsningen!

- "Skall vi ta en sväng till IKEA? Vi behöver ju en ny pläd till soffan.”

En bra plan. Sen står man där på parkeringen, med en pläd för 399 kr och en kundvagn full med slevar, krukväxter och andra impulsköp för sammanlagt 1’500 kr och undrar vad som hände. Ett något överdrivet exempel, kanske, men de flesta kan nog relatera. Problemet med den bra planen var att den saknade uppsatta och respekterade avgränsningar. Vad ska vi köpa? En pläd. Vad skall vi inte köpa? Allting annat…

Vad har då det här med affärsutveckling att göra, undrar du kanske? Tja, i sammanhanget affärsutveckling låter det kanske tråkigt att diskutera vad man inte skall göra snarare än vad man ska göra, men det är en vital del av framgångsrik projekt- och utvecklingsledning.

Fokusera dina resurser

Framför allt så handlar det om att fokusera sina resurser. Precis som den privata plånboken har begränsningar, har en affärsutvecklings-budget också det. Detta innebär att man måste prioritera, och välja att premiera det som gör största möjliga nytta utifrån storleken på satsningen. Att ha avgränsningar på plats inom ett projekt innebär att man fokuserar på det som är viktigast, det som hjälper en att ta största möjliga steg mot (det långsiktiga) målet.

Här behöver man också vara medveten om hur det mänskliga psyket fungerar. Det där impulsköpet på IKEA sker nämligen inte bara där. Om en organisation är medveten om att det finns ett projekt som avser att förbättra något, kommer det alltid att finnas önskemål om att slänga in en slev eller en krukväxt eller två i scope för vad som skall levereras… ”när vi ändå håller på”.

Ibland är det en bra idé att inkludera sådana tilläggs-idéer, om de har en tydlig ROI, men ganska ofta riskerar projekt som är för öppna inför det tankesättet att råka ut för en snöbollseffekt där tid, kostnad och change management-behov ökar på ett okontrollerat och svårhanterat sätt. Det är således viktigt att inte låta projekt anta skepnaden av magiska ”fix it all”-aktiviteter, där man trycker in så många leverabler som möjligt.

När det gäller det där med att fokusera sina resurser, så kommer bra avgränsningar också att hjälpa en att bemanna sitt åtagande på ett lämpligt sätt. Om det finns ramar både för vad som ska göras och vad som inte skall göras, är det lättare att se exakt vilka specifika resurser man behöver för att lyckas med sitt åtagande.

Hantera förväntningar

En annan positiv aspekt av sunda avgränsningar är att det hjälper projekt- och företagsledning att hantera förväntningar från organisationen. Så länge bilden av vad ett projekt skall leverera är aningen diffus, finns det en risk att det byggs upp orealistiska förväntningar på resultatet. Detta kan leda till att ett egentligen framgångsrikt projekt inte tas emot särskilt väl, enbart på grund av denna bristfälliga kommunikation. Så sätt avgränsningar, och låt dem vara en tydlig del av den målbild som kommuniceras internt.

Ett kvitto på att du vet vad du ska göra

Tydliga avgränsningar är i sig också ett kvitto på att man vet vad som skall åstadkommas, och utgör på så vis ett lackmustest för ett välformulerat uppdrag. Om man inte kan sätta ord på vad man inte skall göra, vet man förmodligen heller inte exakt vad man ska göra. Och om det inte är 100% tydligt ens för de som beställer och leder projektet – hur skall det då kunna vara tillräckligt tydligt för utförarna, de som skall producera resultatet? Så ta tillfället i akt, och kvalitetssäkra era projekt genom att formulera tydliga avgränsningar.

Ögonen på målet

För att summera: Tydliga och koncisa avgränsningar är en vital del både av god projektledning på operativ nivå, och god portföljledning på ett mer strategiskt plan. I slutänden handlar det om att nå en högre grad av måluppfyllnad – och det både snabbare och billigare!

…och det var ju faktiskt en pläd ni verkligen behövde, eller hur?